Ya tenés tu primer inbox listo y conocés el panel. Ahora vamos a aprender todo sobre las funciones principales de Redchat: dónde encontrarlas y cómo usarlas de forma efectiva. Una vez que entiendas esto, vas a poder usar Redchat sin problemas.

A estas funciones nos gusta llamarlas “herramientas”, porque te ayudan a comunicarte mejor con tus clientes.

Agentes

Ingresaste a Redchat de alguna de estas dos maneras:

1. Te registraste y sos administrador de tu cuenta.

2. Te invitaron por email desde la cuenta de otra persona.

Sin importar cómo entraste, es importante entender qué puede hacer un Agente en Redchat.

¿Qué es un Agente?

Es cualquier persona de tu equipo que puede responder conversaciones con clientes.
Puede ser:

• alguien de soporte,

• un desarrollador,

• tu cofundador,

• alguien de marketing,

• o cualquier persona a la que quieras darle acceso para atender mensajes.

¿Qué diferencia a un Agente de un Admin?

Los permisos.

• Los Agentes pueden acceder a inboxes, respuestas rápidas, reportes y conversaciones.
  Pueden asignar conversaciones y resolverlas.

• Los Admins pueden hacer todo.

¿Cómo agregar un Agente?

Hay una guía detallada en la documentación oficial.

¿Cómo usar la función de Agentes?

Hay dos funciones básicas:

1. Asignar un agente a una conversación

Paso 1: En tu panel, abrí una conversación y buscá la sección “Acciones de conversacion”.
Hacé clic en el + para expandirla.

Paso 2: En “Asignar agente”, vas a ver un menú desplegable con todos los agentes.
Buscá por nombre o hacé clic en uno para asignarlo.

2. Hablar por Nota Privada

Paso 1: Dentro de una conversación, buscá la pestaña amarilla “Nota Privada” a la derecha de la caja de respuesta.
Todo lo que escribas ahí NO lo ve el cliente. Es solo para tu equipo.

Paso 2: Usá @ para mencionar compañeros.
Podés usar texto enriquecido, emojis y adjuntar archivos.

Ejemplo:

Reportes de agentes

Los Admins pueden ver métricas de cada agente:
volumen de mensajes, tiempo de primera respuesta, tiempo de resolución, etc.

Cómo acceder:

1. Ir a Informes → Agentes → Seleccionar Agente.

2. Elegir el período desde el menú “Duration”.

3. Pasar el mouse por el nombre de un métrico y hacer clic para ver un gráfico de barras.

Tip: Activá Business Hours para ajustar a horario laboral.

Los reportes también se pueden descargar desde el botón verde arriba a la derecha.

Teams (Equipos)

Recibís muchos tipos de consultas: bugs, facturación, pedidos de features, etc.
Tu organización seguro tiene equipos dedicados a cada área.

Redchat te permite agrupar agentes en equipos para que cada mensaje llegue a donde corresponde.

¿Qué es un Team en Redchat?

Un equipo interno de agentes que se dedica a cierto tipo de consultas:

• Ingeniería → bugs

• Finanzas → facturación

• Customer Success → uso del producto

Podés crear tantos equipos como necesites.

¿Un agente puede estar en varios equipos?

Sí.

¿Cómo agregar un equipo?

Hay una guía detallada en la documentación.

¿Cómo usar la función de Teams?

Las dos funciones principales son:

1. Asignar conversaciones a un equipo

2. Tener un panel más ordenado

Para asignar un equipo:

Paso 1: Abrí una conversación y expandí “Conversation Actions”.
Paso 2: En “Assigned Team”, elegí el equipo desde el menú.

Automatización para asignar conversaciones a equipos

Si detectás patrones (idioma, palabras clave, inbox específico), podés crear reglas automáticas.

Ejemplos:

► Cuando se crea una conversación y el idioma del navegador es español → asignar al Equipo Español.

► Si un mensaje contiene la palabra “bug” → asignar a Engineering.

► Si una conversación viene desde Email y el asunto contiene “refund” → asignar a Customer Support.

Reportes de equipos

Igual que los reportes de agentes, pero agrupados por equipos.

1. Ir a Reports → Team → Select Team

2. Elegir período

3. Hacer clic sobre cualquier métrico para ver el gráfico

También podés descargar los reportes.

Contactos

Tus contactos incluyen:

1. Personas que alguna vez te escribieron por Redchat

2. Personas que cargaste manualmente

En la pestaña Todos los contactos, vas a ver lista de emails, teléfonos, ubicación y conversaciones asociadas.

Filtros de contacto

Podés filtrar contactos por distintas condiciones.
En la pantalla de Contactos, hacé clic en Filtrar para ver las opciones.

Segmentos

Si vas a usar siempre los mismos filtros, podés guardarlos como segmentos.
Hay una guía específica para esto.

Importar contactos

Podés importar contactos en lote usando un archivo CSV.
Usá el botón Import arriba a la derecha.

Etiquetas

Todos los días tu equipo maneja muchas conversaciones. No todas son iguales, pero sí parecidas.

Podés etiquetarlas con palabras como:

• bug

• spam

• nuevo_cliente

• etc.

Esto te ayuda a analizar mejor y organizarte sin trabajo manual.

¿Qué es una etiqueta?

Es como un sticker digital para categorizar conversaciones.
Se crean a nivel cuenta y pueden usarse en todos lados.

¿Cómo crear etiquetas?

Hay una guía específica.

¿Cómo usar las etiquetas?

1. Asignar una Label a una conversación

Paso 1: Abrí una conversación y expandí “Acciones de conversación”.
Paso 2: En “Etiquetas de conversación”, hacé clic para ver las etiquetas y seleccioná las que correspondan.

2. Asignar una Label a un contacto

Entrá al contacto y agregá etiquetas desde la sección “Etiquetas de contacto”.

3. Filtrar datos por Labels

Podés filtrar por etiquetas en:

• Conversaciones

• Contactos

Label Reports

Los Admins pueden ver métricas agrupadas por etiqueta.

1. Ir a Informes → Etiquetas → Seleccionar etiqueta

2. Elegir período

3. Clic en cualquier métrico para ver el gráfico

También podés descargar los reportes.

¡Listo!